SUJET :

Bonjour,

Je suis le nouveau syndic bénévole d'une petit copro (5 copropriétaires). Je compte mettre un peu d'ordre dans la gestion qui était précédemment tenue "à l'oral" et "de tête". (l'ancien syndic annonçant à chacun ce qu'il avait/devait...)

J'ai donc essayé de commencer une vraie compta avec Diacamma. J'ai créé la copro... j'ai saisi dans le "report à nouveau" ce que chaque copropriétaire avait "à lui" sur le compte en banque.
Je me retrouve donc avec 295.14€ au débit du compte "[512] Banques" et le même montant réparti au crédit des 5 comptes "[4501] copropriétaire xxx"
Jusque là, il me semble que tout va bien.

La première dépense de l'année est un recommandé envoyé à une entreprise. J'ai donc saisi ceci sous la forme:
compte                                débit          crédit        référence               comptabilité analytique
[401 La Poste                                        5.20€               ---                              ---
[6213] Frais postaux           5.20€                                  ---                      [3] Courriers 2018

J'ai ensuite saisi le règlement (par chèque) de cette dépense, ce qui me donne l'écriture suivante:
compte                                débit          crédit        référence               comptabilité analytique
[401 La Poste                      5.20€                                 ---                              ---
[512] Banques                                       5.20€     chèque : 0477794               ---


Ma première question est: est-ce que c'est correct jusque là ?



Si, oui, ma deuxième question est: comment fait-on pour répartir cette dépense sur les comptes des copropriétaires ?
La somme a été dépensée. l'argent n'est plus disponible sur le compte en banque, or les copropriétaires semblent avoir toujours la même somme sur leur compte. La balance affiche

Produit : 0.00€ - Charge : 5.20€ = Résultat : -5.20€

nom                                                                      total des débits           total des crédits         débit              crédit
[401] Fournisseurs - Factures parvenues                  5.20€                            5.20€                                        0.00€
[4501] Copropriétaire - budget prévisionnel               0.00€                        295.14€                                    295.14€
[512] Banques                                                        295.14€                            5.20€              289.94€
[6213] Frais postaux                                                   5.20€                            0.00€                 5.20€


Toute explication sera la bienvenue.

Merci.
JL

Bonjour,

Pour simplifier la prise en main du logiciel, je recommande d'être familier avec les notions de comptabilité en partie double et les spécificité de la copropriété.
Pour cela Copropriété : la comptabilité pour tous est un bon livre de chevet.

Pour vous donner 2-3 éléments de réponse, il est normal que les charges ne déduisent pas les comptes des copropriétaires.
Ces derniers ne sont impacté que par les appels de fonds, leurs règlements et une régularisation de fin d'année.

Exemple:
Mettons que Pierre Martin commence l'année avec un solde de +150.0€.

Il va recevoir au 1er Janvier son 1er appel de fonds habituelle correspondant au 1/4 de sa cote part du budget prévisionnel de la copropriété.
Supposons alors que ce budget prévisionnel est de 4000€ et que Pierre Martin possède 350/1000° (soit 35%) de la copropriété.
Ce 1er appel de fonds est alors de 350.00€ (1/4 de 35% de 4000€) => Le solde de Pierre Martin est alors de +150-350 = -200€
Il lui suffit alors de verser à la copropriété 200€ pour avoir son solde à zéro.

De même, au 1er Avril, (2ème appel de fonds) il devra à nouveau 350.00€ qu'il devra régler en totalité pour être à nouveau à l’équilibre.
Les 3ème et 4ème appel de fonds se déroule alors pareil (1er Juillet et 1er Octobre)

En fin d'année, le gentil syndic fait les comptes.
Il s’aperçoit que le totales des charges étaient finalement moins important que le budget prévisionnel (et donc que l'ensemble des appels de fonds).
Il reste, par exemple, 100€ de "bénéfice" : Les copropriétaires ont donc trop payé sur l'année.
Au moment de la clôture de l'exercice, une régularisation d'exercice est proposé par Diacamma
Pierre Martin se trouvera alors crédité en fin d'exercice de 35€ qui sera alors son nouveau solde de la prochaine année.

J'espère que ma petite explication vous a éclairci.
Bon courage.

Bonjour,

J'ai déjà lu quelques livrets et explications un peu partout et je crois avoir compris (à peu près) le principe général. J'ai réussi à noter les appels de fonds et leur règlement par exemple.
J'ai peur qu'il faille que j'achète un livre plus complet (comme celui que vous décrivez) sachant que 2 des copropriétaires refusent catégoriquement que ce genre de dépense soit affectés au fonctionnement du syndic (arguments: "Comme on faisait avant c'était très bien, on va pas faire de dépense inutiles"). Il va donc falloir que j’investisse sur mes deniers.....

Bref, merci pour le conseil du bouquin, mais si j'arrivais à comprendre comment une dépense payée par chèque est répartie aux comptes de chaque copropriétaire, je crois que j'aurais déjà fait un grand pas.
Vous dites, "le gentil syndic fait les comptes", c'est exactement là que le gentil syndic coince un peu. Comment une bête dépense comme mon envoi de courrier qui était prévu dans le budget se retrouve-t-elle répartie ? quelle est l'écriture à passer ? y-a-t-il une fonction dans Diacamma pour passer cette écriture ? ou bien cela se fait-il au moment de la régularisation ? automatiquement ?

J'ai fait une sauvegardes de ma base de donnée après chaque étape. J'aimerai tester la clôture et le passage à l'année suivante avec juste cette dépense d'une courrier. Dois-je faire une opération avant la clôture ? ou est-ce que la répartition vers les copropriétaires sera faite à ce moment là ?

Cordialement
JL

OK, je viens de comprendre que pour que ça se ventile "tout seul" sur les copropriétaires quand on clôture l’exercice, à condition d'avoir utilisé "Les dépenses \ Ajouter" pour créer la dépense et non pas avoir ajouté une écriture à la main comme je l'avais fait au début.
Ma question devient donc: la ventilation qui se fait "toute seule" lors de la clôture peut-elle être faite directement après avoir créé puis payé la dépense ? Si oui quelle est la fonction à utiliser pour que ça se répartisse ?

Merci.

Bonjour,

la ventilation qui se fait "toute seule" lors de la clôture peut-elle être faite directement après avoir créé puis payé la dépense ?

Non, ce n'est pas prévu.
Premièrement parce que, comptablement, cela n'a pas de sens tant que l'ensemble des charges de l'année n'ont pas été "consommé".
Deuxièmement parce que c'est contraire à la réglementation française (et belge) des copropriétés.

Par contre, pour chaque copropriétaire, vous avez la possibilité de visualisé le "décompte des charges".
=> Menu "Copropriété > Les propriétaire et les lots", fiche de copropriétaire, onglet "Situation courante", Bouton "décompte des charges".
Ce rapport présente chaque charge de copropriété et "ventilé" par copropriétaire en fonction de ses tantièmes.

Ok, si c'est contraire à la réglementation alors...

Par contre, dans l'état actuel de ma base, comme je le disais, ça se ventile si je clôture (donc ma dépense et son règlement doivent être corrects) par contre si je vais dans => Menu "Copropriété > Les propriétaire et les lots", fiche de copropriétaire, onglet "Situation courante", Bouton "décompte des charges". Je vois 0 pour tous les copropriétaires.
Il doit y avoir quelque chose que je n'ai pas bien fait. mais quoi ?

EDIT:
J'ai compris: j'avais bien "lié aux lots" la catégorie de charges, mais je n'avais pas sélectionné les lots.....
C'est bon