SUJET :

Bonjour,

j'ai un soucis après clôture de mon année sur diacamma syndic,
tous mes comptes sont ok, j'ai un surplus de 1832 euros qui a été ventilé correctement entre les copropriétaires en fonction des dépenses réelles : et les chiffres dans "régularisation estimée" sont corrects.

Seulement une fois la clôture effectuée et le report à nouveau importé, le solde des propriétaires ne correspond pas à la régularisation estimée. Le total correspond bien au report de l'année 2018 ( 1832 euros) mais la répartition du report à nouveau entre les propriétaires n'est pas la bonne et ne corresponds à rien, aucune cohérence avec les sommes de régularisation estimée que j'avais avant la clôture 2018. je ne comprends pas pourquoi ?

Quelqu'un pour me guider?
merci beaucoup.

Elise

Bonjour,

Au vu juste de votre retour, je ne vois pas trop ce qui c'est passé.

Bonjour,

Avant tout, je tiens à remercier l’équipe de concepteurs/programmeurs de Diacamma pour l’outil libre et gratuit qu’ils mettent à disposition avec le forum associé.

Lors de tests de clôture d’un exercice comptable avec Diacamma syndic, j’ai a priori rencontré le même problème de la régularisation des charges qui ne correspondait pas aux soldes copropriétaires (« régularisation estimée » pour chaque copropriétaire, dans le menu Copropriété > Les propriétaires et les lots).
Le solde de chaque copropriétaire était correct.

Il est possible que cela soit dû au fait qu’une catégorie de charges a été modifiée en cours d’exercice comptable, par exemple, la catégorie « Eau » pour prendre en compte les consommations réelles.
En effet, en consultant le menu Copropriété > Les dépenses, pour les dépenses antérieures à la modification, par exemple pour les dépenses Eau, j'ai pu noter que la colonne ratio n’était pas à jour (pourtant le solde des copropriétaires était correct).
Pour les mettre à jour, il aurait fallu ré-éditer les dépenses (menu Copropriété > Les dépenses, bouton Ré-éditer, revalider la facture, puis re-saisir le règlement/paiement pour chaque dépense).
A voir également, la possibilité de ne pas avoir appelé tous les appels de fonds prévus car les dépenses réelles étaient moindres.

Pour contourner le problème, il m’a été possible de saisir une régularisation manuelle avec le menu Financier.
Mais, pour cela, il a préalablement fallu regarder la répartition par catégorie de charge adoptée par Diacamma, via le menu Copropriété > Les appels de fonds.

Par exemple, pour une copropriété de 4 copropriétaires A., B., C. et D., on a 3 catégories de charges : [1] Copropriété , [2] Immeuble hors charges Eau, et [3] Immeuble Eau.
La catégorie [3] Immeuble Eau a été modifiée (les tantièmes en ratio) en fin d'exercice après les relevés de consommations d'eau.
Les Appels de fonds récoltés donnent un total de 1.000,00 € (budget réel disponible).
La répartition donnée par Diacamma (menu Copropriété > Les appels de fonds) :
[1] Copropriété 700.00 €
[2] Immeuble hors charges Eau 100.00 €
[3] Immeuble Eau 200.00 €

Les dépenses réelles sont :
[1] Copropriété 550,00 €
[2] Immeuble hors charges Eau 75,00 €
[3] Immeuble Eau 220,00 €
(donc un total de 845,00 € dépensés sur 1000,00 € de budget réel et une différence de 155,00 €)

Soit, pour les comptes [701], la régularisation de :
[1] Copropriété 150.00 €
[2] Immeuble hors charges Eau 25.00 €
[3] Immeuble Eau -20.00 €
et la régularisation des comptes [450 Copropriétaire individualisé] est donnée par le solde de chaque copropriétaire.

=> Avec le menu Financier > écritures comptable :
ajouter, dans le journal Opérations diverses, à la date du dernier jour de l’exercice, par exemple 31/12/2018 :
[701 Appels de fonds - Provisions sur opérations courantes] avec comptabilité analytique "Copropriété 2018" débit 150.00
[701 Appels de fonds - Provisions sur opérations courantes] avec comptabilité analytique "Immeuble hors charges eau 2018" débit 25.00
[701 Appels de fonds - Provisions sur opérations courantes] avec comptabilité analytique "Immeuble eau 2018" crédit 20.00
[450 Copropriétaire individualisé A.] -33.50 € (Débit de 33.50)
[450 Copropriétaire individualisé B.] 90.60 € (Crédit de 90.60)
[450 Copropriétaire individualisé C.] 50.00 € (Crédit de 50.00)
[450 Copropriétaire individualisé D.] 47.90 € (Crédit de 47.90)

Les valeurs de -33,50, 90,60, 50,00 et 47,90 sont données par le solde de chaque copropriétaire.
Remarque : si l’on adopte une « mauvaise » régularisation des comptes [701], c.a.d. non conforme à ce qui a été retenu par Diacamma, le logiciel effectue une nouvelle régularisation avec ses ratio (pas forcément à jour) lors de la clôture de l’exercice et il peut apparaitre des régularisation erronées (me semble-t-il).

Jacques

Bonjour,

J'ai parcouru rapidement ce message.
Désolé, mais c'est dense et cela nécessite beaucoup de temps pour bien comprendre toutes l’enchaînement financier que vous décrivez.

Je note néanmoins une de vos remarques:

A voir également, la possibilité de ne pas avoir appelé tous les appels de fonds prévus car les dépenses réelles étaient moindres.

Et là, je dis "c'est la réglementation française qui nous le demande"
Les textes me semblent très claire à ce sujet:

• Le budget prévisionnel de l'année N est voté à l'A.G. de l'année N-1 (parfois plusieurs mois avant)
• 4 appels de fonds sont alors créés sur l'année N (1er janvier, 1er avril, 1er juillet, 1er octobre) correspondant au 1/4 de ce budget prévisionnel.
• En fin d'année, une régularisation entre ces appels de fonds (donc le budget prévisionnel) et les dépenses réelles sont effectuées.

Par contre, si vous avez une compréhension différentes des textes réglementaires, merci d'indiquer la référence afin d'adapter Diacamma en conséquence.

Du coup, je vous avoue n'avoir pas continué votre explication technique et chiffrée au vu que l'on ne part pas du même postula de départ.

Bonjour,

En fait, le but de mon dernier message était d’émettre des possibilités d’explication sur le problème rencontré par la personne qui a créé ce fil de discussion « erreur report à nouveau » et également de proposer un contournement par le menu Financier.

Au vu de mes tests (ma configuration est peut-être spécifique) ; j’ai également constaté que la régularisation effectuée automatiquement par Diacamma syndic (même avec la version 2.3.10.19052309) avait généré une régularisation qui ne correspondait pas au solde des copropriétaires.
Le solde des copropriétaires était correct, mais la régularisation automatiquement ne s’est visiblement pas appuyé dessus car j’ai constaté un Etat financier erroné au niveau des comptes [450] (non conformes à la régularisation estimée donnée par le menu Copropriété > Les propriétaires et les lots).

Pour ma remarque « A voir également, la possibilité de ne pas avoir appelé tous les appels de fonds prévus car les dépenses réelles étaient moindres. », il ne s’agit aucunement de remettre en cause la pratique habituelle des 4 appels de fonds que Diacamma syndic prend en compte.
Sans être spécialiste de la réglementation, l’Article 35 du « Décret n°67-223 du 17 mars 1967 pris pour l'application de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis » précise que :
« Le syndic peut exiger le versement :
…
2° Des provisions du budget prévisionnel prévues aux alinéas 2 et 3 de l'article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965 ;
…
 »
Il est indiqué « PEUT exiger » et je ne pense pas que cela soit une obligation réglementaire ; il ne me semble pas invraisemblable que si le syndic (syndic bénévole de surcroît) s’aperçoit que le budget réel sera bien moindre que prévu, il ne lui est pas interdit de réduire le montant du dernier appel.
Donc, j’émettais juste l’hypothèse qu’un tel scénario puisse avoir des effets néfastes sur la régularisation réalisée par Diacamma lors de la clôture de l’exercice.
Je me permets d’émettre une autre hypothèse ou question, à savoir est-ce que le fait d’avoir en fin d’exercice, des charges à imputer sur l’exercice mais non réglées dans l’exercice (par exemple factures non parvenues ou prélèvements après le 31/12) peut avoir des effets perturbateurs sur la régularisation automatique réalisée lors de la clôture de l’exercice ?
De même pour des « Charges payées d'avance » ?
Autre question, est-ce que le fait d’avoir des dépenses dans l’état « validé » mais non « terminé » avant clôture pourrait avoir une influence sur la régularisation automatique ?