SUJET :

Bonjour à tous,

Je suis le syndic bénévole d'une toute petite copropriété (3 lots, 5 copropriétaires) que l'on a créé en octobre 2021. J'essaie de prendre en main diacamma pour enregistrer la comptabilité, qui devrait se cantonner à quelques factures annuelles une fois passé cette année de travaux.
Aucun soucis pour configurer le logiciel et avoir un état initial correct (lots, propriétaires, types de charges,...). J'ai fait une sauvegarde de cet état vierge de toute écriture comptable au cas où.

Assez rapidement après l'achat, on a dû régler personnellement des factures pour le compte de la copropriété, le temps de récupérer tous les documents et faire l'ouverture de compte courant.
On a aussi voter 2 appels de fonds, un pour le budget de charges courantes de l'année en cours et l'autre pour régler les premières factures (architectes, bureaux d'études) pour les travaux de mise en copropriété.
Ayant un peu de temps, je me suis dis qu'il fallait que je me lance dans l'enregistrement des éléments en ma possession, histoire d'appréhender un peu la comptabilité et le logiciel.

Mon problème se situe au niveau de l'enregistrement des factures payées par les copropriétaires pour le compte de la copropriété. Partant de (presque) zéro en comptabilité, voilà comment j'ai procéder en écriture manuelle :

Par exemple, pour une facture d'assurance de l'immeuble payée par Mme A. :
- [4501] Mme A., crédit 632€ - [462] créditeur divers, débit 632 €
- [462] créditeur divers, crédit 632€ - [616] Primes d'assurances, débit 632 €
J'aurais sans doute pu me passer de l'écriture double.

J'ai procédé ainsi pour les quelques factures payées par les copropriétaires.
J'ai aussi créer les 2 appels de fonds. Pour régulariser les versements déjà perçus, les règlements des appels de fonds se sont fait sur la base du solde restant dû (montant total des appels - versements déjà perçus). Les règlements des appels ont été enregistrer directement dans l'onglet "appels et règlements" des fiches des copropriétaires.

En ayant procédé ainsi, dans la page de gestion "les propriétaires et les lots", aucun problème le total des appels et bien égal aux versements perçus, le solde et le restant dû étant nuls pour chaque copropriétaire.

En revanche, dans la fiche d'un copropriétaire en particulier, à l'onglet "appels et règlements", j'ai un reste à payer sur mon appel de fond n°2 alors que comptablement parlant, le propriétaire est à jour en terme de versements perçus.

Si je simule un 3e appel de fonds et un règlement, le règlement vient d'abord compléter le reste à payer de l'appel de fonds n°2.

Ma question est donc la suivante : comment enregistrer les dépenses au crédit des comptes de charges courantes et exceptionnelles pour chacun des copropriétaires afin que celles-ci soient prises en compte dans les règlements des appels de fonds ?

Dernière précision : j'utilise la version GNU-Linux de diacamma.

Merci pour vos retours,

Antoine

Bonsoir,
Vous enregistrez la (les) facture (s):
Débit......616...... Primes d'assurances.................632.00
Crédit.....401xx...Fournisseurs.................................................632.00

Enregistrement du paiement fait au Fournisseur:
Débit......401xx...Fournisseurs..............................632.00
Crédit......450xx..Copropriétaire A............................................632.00...

Enregistrement des Appels de Fonds travaux
Débits......450xx...Copropriétaires.............................X
Crédit.......702......Provisions sur Travaux...................................X

Enregistrement des paiements des copropriétaires:
Débit......512.......Banque.........................................Y
Crédit......4450x..Copropriétaires................................................Y..

Cdt,
GB22

Bonjour,

Pour simplifier ce genre de manipulation, l'outil de gestion des dépenses a été pensé dans ce sens (Menu "copropriété > Les dépenses").
Saissisez votre facture fournisseur dedans en précisant à quelle catégorie de charge vous l'affecté.
Une fois validée (ou "en attente") vous pouvez saisir un règlement à cette dépense.
Si c'est un copropriétaire qui l'a règlé, vous pouvez sélectionnée mode = "interne" et ensuite préciser le copropriétaire en question.
Globalement, en comptabilité, cela reviens à ce qu'évoque JB22

Merci à vous deux pour vos réponses claires.

@jb22 : merci, j'étais pas très au point sur la double écriture de dépense.

@lag : super, je trouvais bizarre que le cas de figure "dépense réalisée par un copropriétaire" n'existe pas directement dans le module "dépense" qui effectivement fait très bien son boulot. Je n'avais pas essayé le mode "interne". Comme cela, c'est plus clair et tout est enregistré proprement dans les versements pour chaque copropriétaire et ces dépenses sont prises en compte dans les restes à payer des appels de fonds.

Antoine