Voici un article qui reprend pas à pas la création, la vie et la clôture d'un exercice comptable.
Merci à Eric de l'association Le Club 404 pour la soumission de cet article.
L'exemple ci dessous est réalisé le 09 octobre 2019 pour un exercice du 01/09 au 31/08 avec un exercice précédent dans Diacamma.
1 – Ouverture de l’exercice suivant
Opération à réaliser 1 à 2 mois avant la fin de l’exercice en cours.
Création d'un nouvel exercice
⇒ Pour créer un exercice comptable, aller dans le menu Administration / Configuration comptable
Prendre l’option 
au niveau de l’onglet liste des exercices.
Le système propose automatique l’exercice suivant, faire juste OK
On se retrouve avec un exercice « en cours » et l’autre « en création »
Sortir de la fonction par 
ne pas faire Activation pour l’instant.
Création du plan comptable
⇒ Il faut ensuite créer le plan comptable du nouvel exercice.
Pour cela, aller dans le menu Comptabilité / Plan comptable.
Par défaut, on arrive sur l’exercice « en cours », il faut prendre l’exercice « en création ».
Puis dans type de compte prendre tous les types de comptes en choisissant les ---
Enfin cliquez sur importer les comptes de l’exercice précédent.
Répondre oui au message d’information.
On retrouve tous les comptes avec un solde à zéro
L’opération est terminée, sortir de la fonction par ne surtout pas faire Commencer.
A ce stade, c’est toujours l’exercice en cours qui se présente par défaut dans les fonctions.
Mais il est déjà possible de passer des écritures sur le nouvel exercice en création.
2 – Entre la fin de l’exercice et l’assemblée générale.
Une fois que l’exercice « en cours » est pratiquement terminé et que l’on passe plus d’écriture sur le nouvel exercice, on peut définir le nouvel exercice comme celui par défaut.
⇒ Pour cela, aller dans le menu Administration / Configuration comptable
Sélectionnez le nouvel exercice « en création » et cliquez sur Activation
L’exercice « en cours » est passé à : actif = Non, mais on peut toujours passer des écritures et gérer les comptes.
L’exercice « en création » est passé à actif = Oui
On peut remplacer le mot actif par : Par défaut. C’est l’exercice Actif qui se présente alors par défaut dans toutes les fonctions
L’opération est réversible si besoin.
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Remarque importante : Dans cette période transitoire, les A nouveaux n’étant pas encore reportés d’un exercice sur l’autre, une édition de la balance générale ou du bilan sur le nouvel exercice « en création » fait que les soldes ne sont pas corrects puisqu’il banque le report. |
3 – Assemblée générale et clôture de l’exercice
Une fois les comptes approuvés lors de l’assemblée générale, on peut clôturer l’exercice « en cours ».
Personne en doit travailler sur Diacamma pendant l’opération de clôture.
Validation toutes les écritures de l’exercice « en cours ».
⇒ Aller dans le menu Comptabilité / Écritures comptables
Sélectionner toutes les écritures de l’exercice, encadré bleu, puis il faut les clôturer soit une par une (contrôle avec le(s) vérificateur(s) aux comptes), soit en masse en sélectionnant la première et la dernière de la page.
Une fois la pièce, ou les pièces sélectionnées, cliquez sur Clôturer
En fois toutes les écritures validées, si ont choisi écritures validées, on s’aperçoit que chaque pièce à un numéro d’ordre séquentiel.
Lettrage
Si on utilise des comptes tiers, clients et/ou fournisseurs, il est impératif de vérifier que le lettrage soit bien fait, sinon le report A nouveau de ces comptes reprendra en détail l’ensemble des écritures de l’exercice au lieu de ne reprendre que les écritures non soldées.
Éditons
Faire les éditions de la balance, bilan, compte de résultat, grand livre et analytique.
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Remarque importante : Avant de continuer, il est impératif de faire une sauvegarde de la base de données. |
Une fois la sauvegarde effectuée, on peut lancer les opérations de clôture annuelle.
Clôture de l’exercice « en cours »
Allez dans le menu Comptabilité / Plan comptable
Sélectionnez l’exercice « en cours » et tous les types de comptes, puis cliquez sur Clôture
Le système envoie un message d’avertissement, répondre par Oui si toutes les opérations précédentes ont bien été réalisées.
Avec cette opération, l’exercice « en cours » passe à exercice « terminé ».
Opération irréversible.
Report des « A nouveaux »
⇒ Allez dans le menu Comptabilité / Plan comptable
Choisir l’exercice « en création », tous type de compte et cliquez sur Report à Nouveau
Le système envoie un message d’avertissement, et répondre par Oui.
Pour vérifier que les reports A nouveaux sont bons,
⇒ Allez dans Comptabilité / Grand livre
On doit retrouver les soldes du bilan de l’exercice précédent en A nouveaux pour les comptes du bilan.
Passage de « en création » à « en cours »
Si les A nouveaux sont conformes, on retourne une dernière fois dans le plan comptable pour passer l’exercice de l’état « en création » à « en cours ».
⇒ Allez dans le menuComptabilité / Plan comptable
Sélectionner l’exercice et tous les comptes puis cliquez sur Commencer
Le système vous demande alors dans quel compte vous souhaitez affecter le report A nouveau de l’exercice précédent.
A vous de choisir le compte qui vous convient
Le nouvel exercice est maintenant passé en statut « en cours »
Et dans le plan comptable, on a bien un exercice « terminé » et un autre « en cours ».
