Partage d'expérience sur la mise en œuvre du logiciel de l'association Club Nautique Haut-Saônois Vesoul.

Points abordés :

1. Mot de passe trop facile
2. Compte de réduction
3. Créer un tiers fournisseur
4. Gérer des réductions familles
5. Saisir les reports a nouveau

Contexte

Utilisateurs de Diacamma Asso version 2.1 sous hébergement SLETO, nous souhaitons restituer à la communauté nos points de blocages dans la mise en œuvre du logiciel.
Mais aussi les éléments de connaissance permettant de solutionner le problème rencontrer ou la mise en exergue d'information déjà contenue dans la documentation, mais méritant une publicité plus importante.

Pour compléter le tableau, nous sommes une association sportive (Club Nautique Haut-Saônois Vesoul) d'une centaine d'adhérents, gérant un budget annuel d'environ 80 000 €.
A la faveur d'un changement du bureau, nous souhaitions moderniser notre comptabilité, qui auparavant était saisie par un bénévole (de profession comptable) sur un logiciel professionnel en fin d'exercice.
Les utilisateurs actuels de Diacamma, sont composé de 4 personnes qui possèdent des niveaux variables de connaissance de la comptabilité et de logiciel comptable commerciaux professionnel ou simplifiés.

1. Mot de passe trop facile

Premier message qui nous a laissé perplexe lors de la création de compte d'utilisateurs Diacamma.

Nous l'avons résolu en utilisant un générateur de mot de passe comme http://www.generateurmotdepasse.com/ en utilisant 12 caractères, des chiffres des lettres et des caractères spéciaux.
Cette génération permet de pallier au manque d'inventivité dont nous pourrions faire défaut, mais crée des mot de passe compliqué à retenir.

Une autre méthode consiste a ce souvenir d'une phrase et d'une formule de composition d'un mot de passe.
Par exemple, la phrase "Air France, faire du ciel le plus bel endroit de la terre" et la formule la première lettre des 5 premiers mots, ponctuation comprise suivi du nombre de lettre de chaque mot, ce qui donne A3F6,f5d2c4.
Bien entendu, seul la phrase et la méthode sont a retenir.

2. Compte de réduction

Notre grille tarifaire comporte de nombreuse réductions. Pour les membres du conseil d'administration, pour les familles ...
La réduction en valeur numéraire nous a un peu surpris mais nous nous sommes adapté.

Au premier devis avec une réduction, un message d'erreur nous demande de configurer le compte de réduction.
D'après le plan comptable des associations http://www.loi1901.com/comptabilite/plan_comptable_association.pdf, c'est le compte 709 Rabais, remises et ristournes accordées par l’association.
Il faut donc créer le compte dans le plan comptable (onglet Financier), puis soit aller dans la page 10 de l'assistant de configuration ou onglet Administration, rubrique Configuration du facturier et compte de réduction.

3. Créer un tiers fournisseur

 Les comptes de tiers regroupent tous les interlocuteurs de l’association, c’est-à-dire les organismes avec lesquels elle va entretenir des relations, et notamment :

• les fournisseurs et assimilés (compte 40 « Fournisseurs et comptes rattachés ») ;
• les clients et assimilés (compte 41 « Clients et comptes rattachés ») ;
• les salariés et assimilés (compte 42 « Personnel et comptes rattachés ») ;
• les organismes sociaux (compte 43″Sécurité sociale et autres organismes sociaux ») ;
• l’État au sens large (compte 44 « État et autres collectivités publiques ») ;
• ...

Si les comptes de tiers clients 411 est déjà présent dans le plan comptable de base, ce qui permet la création automatique des tiers clients par adhérent, il est souhaitable d'en faire de même pour les fournisseurs.
Les tiers sont des sortes d'étiquettes qui précisent la dépense ou la recette.
Comme un tiers client précise les montant du ou à recevoir de ce client, le tiers fournisseur procède de la même identification.
Pour créer des tiers fournisseur, et les voir apparaitre dans la fenêtre de saisie des mouvements, il faut :

• 1) Créer un compte de classe 4, 401 Fournisseur dans le plan comptable
• 2) Créer un tiers onglet Financier, dans la catégorie Personne morale ou Personne physique
• 3) Quand le tiers est créé, éditer le tiers en appuyant sur le bouton Sélection.
  Vous avez accès aux compte de classe 4 que vous pouvez ajouter au tiers pour le ranger dans la catégorie client, fournisseur, salarié ou autre
• 4) Pour que ce tiers devienne un fournisseur, il faut lui ajouter le compte 401.
  On regrette que la zone de saisie ne propose pas la liste les comptes de classe 4 comme dans la fenêtre de saisie des mouvements.
  Le fond rouge de la zone de saisie signale que le numéro de compte n'existe pas dans le plan comptable.
• 5) Dès lors ce tiers est disponible dans la liste fournisseur, ou apparait dans la fenêtre de saisie des mouvement, lorsque nous saisissons un compte de classe 4 fournisseur (401)

4. Gérer des réductions familiales

4.1 Démarche initiale

Notre grille tarifaire comporte plusieurs réductions, dont une familiale.
Le système de gestion des adhérent étant basé sur les individu, nous avons mis en place la démarche suivante pour la facturation des prestations avec réduction familiale.

Nous saisissons chaque adhérent, avec sa cotisation au club et sa licence fédérale.
Nous créons un tiers personne morale de type famille, à laquelle nous rattachons les membres de la famille.
Nous créons une facture pour la famille qui comporte les prestations soumises a réduction, permettant un calcul simple de celle-ci.

Par contre, ce découpage entre factures par adhérent physique, plus une facture par famille complique les règlements par chèque.
Il est impossible de demander aux adhérents 4 ou 5 chèques, correspondant à chaque facture.
Pour le moment, nous ventilons manuellement les chèques sur les différents factures, ce qui génère de multiples écriture de règlement pour un seul chèque.

4.2 Via l'utilisation de la fonctionnalité "Gestion par famille"

Comme précisé précédemment, une famille peut être considérée comme une structure morale regroupant plusieurs personnes.
Une nouvelle fonctionnalité a été mis en place en avril 2017 permettant, via se postulat, de pouvoir mieux gérer la facturation des adhérents d'une même famille.

 Pour mettre en place cette fonctionnalité:

• 1) Créer un type de structure morale pour identifier nos nouvelles structures comme étant des familles (et ainsi les différentier d'une entreprise ou d'une association)
  => Menu "Administration > Configuration des contacts", onglet "Type de structure"
• 2) Définir ce nouveau type comme étant notre type "famille".
  => Menu "Administration > Catégories", onglet "Paramètres", champ "Type de structure 'famille'"
• 3) Associer à chaque adhérent sa famille.
  Pour cela, aller dans la fiche adhérent, un nouveau champ "famille" existe.
  Il est alors possible de créer une nouvelle famille ou de l'associé à une famille existante.

Une fois cela effectué, les adhérents ainsi associés à une famille n'auront plus directement de facture: celle-ci seront automatiquement assigné à l'entité "famille".
La gestion de multi-facture comme précisé ultérieurement est toujours présente, par contre, celles-ci se retrouvent rassemblées sous le même tiers client auquel il sera plus facile de gérer d'éventuelle réduction.

5. Saisir les reports a nouveau

Cette opération se fait juste après la création de l'exercice. Toutefois, si vous avez, comme nous une comptabilité avec des investissements, des immobilisations, la saisie de ces reports à nouveau vous laisse peut-être perplexe. Le principe, si vous n'avez que des actifs circulants (de l'argent sur des compte bancaire ou dans une caisse), reste relativement simple. Dans le journal de Report à nouveau, on met dans une écriture le solde de l'exercice précédent, ici un compte courant, un compte épargne et une caisse.

On met les sommes en débit car c'est la banque qui nous doit de l'argent. En ajoutant une 4ème ligne, ici le compte 106, le logiciel propose un crédit de 30 514,31 €. L'écriture du Report a nouveau s'équilibre. Après vérification, on peut valider l'écriture.

En tant que club de voile, nous avons des investissement lourds, prenant la forme d'immobilisation. Si vous changez de logiciel, vous devez avoir ce que l'on appelle une balance. C'est un document édité après la clôture de l'exercice où sont listé tous les comptes.

Si vous n'avez pas ce document, il faut le reconstitué d'après les éléments de votre comptabilité. Pour les investissement en immobilisation (paiement comptable sur plusieurs exercices), c'est le total de la valeur a neuf des investissements. Pour les amortissements, c'est la somme des amortissements sur tout les exercices. Vous n'aurez des produits ou des charges constatée d'avance que si vous êtes en comptabilité d'engagement, comme sous Diacamma.

Ceux qui nous intéressent sont les comptes de la classe 1 à 5, qui ne sont pas équilibrés à l’issue de l'exercice précédent (on utilise pour notre association des comptes à 5 chiffres, j'ai placé dans le tableau ci dessous, un espace après les 3 premiers pour que vous retrouviez le numéro de compte concerné dans un plan comptable. Pour l'exemple, j'ai illustré les principaux compte, sans les énumérer exhaustivement)

Ainsi, notre écriture de report à nouveau comporte 39 lignes. Si le résultat de l’exercice précédent est bénéficiaire, on équilibre l'écriture avec le compte 120. Si il est déficitaire, c'est le compte 129. Dans Diacamma, après avoir validé l'écriture et appuyé sur commencer, le logiciel détecte le résultat bénéficiaire. Il propose de l'affecter sur un compte de classe 1. Généralement le compte 101 Capital (Fond associatif)) si l'assemblée générale a pris cette décision. Si l'AG a décidé de ne pas incorporer le résultat dans le fond associatif, on affecte au compte 110 ou 119.